Projeto de catalogação

Justificativas

1. Cobrança por parte das secretárias que precisão utilizar o modulo de patrimônio
2. Atraso na efetiva utilização do modulo de compras do E-Estado.
3. Impossibilidade de utilização do modulo de patrimônio

Objetivo

Agregar o E-Estado ao portfólio de sistemas utilizados pela SUPEL, como 500 itens cadastrados até o dia 31 de dezembro, motivados por meio de um processo de solicitação de cadastro de item.

Benefícios Futuros

1. Destacar a SUPEL com referencia de catalogo de matérias
2. Fazer parte do grupo de secretárias que utiliza o E-Estado diariamente.

Produto

1. Base de matérias com 500 item cadastrados até dia 31 de dezembro de 2018.
2. Utilização do sistema E-Estado, cadastro de itens [Modulo Compras].
3. Processo de solicitação de cadastro de item, até o dia 31 de dezembro de 2018.

Requisitos

1. Equipe de 3 catalogadores com ensino médio completo.
2. Dedicação exclusiva ao projeto da equipe de catalogadores.
3. A equipe de catalogadores estará subordinada diretamente ao gerente de projeto.
4. A avaliação dos matérias catalogados deverá ser feita por um servidor com experiencia com descrição de produtos.
5. Participação da GEPEAP na construção do processo de solicitação de cadastro de itens.
6. Participação do controle interno na construção do fluxo do Processo de solicitação de cadastro de itens.
7. Treinamento para utilização da ferramenta E-Estado para cadastro de itens.

Stakeholders

1. Secretarias que necessitam utilizar o modulo de Patrimônio.
2. SUPEL
3. DETIC

Equipe

Gerente de Projeto: Hudson Fernando Mendes de França
Catalogadores: Thomáz Gomes Maldonado Atiare, Milton Bueno Júnior e Lucas Sousa Castro
Avaliadores: Arianne Monteiro Piana, Jadir Rafael Bolanha de Aguiar e Igor Ribeiro Lacerda
TI: GTI
Gerente da GEPEAP: Weyder Pego de Almeida
Gerente do CI: Janaina Muniz Lobato

Premissas

1. Secretárias possuem uma lista de matérias para cadastro.
2. O Gerente de Projeto terá total autonomia e autoridade para cobrar prazos e metas.
3. As equipes montadas permaneceram até o dia 31 de dezembro de 2018.
4. Treinamento da Life até 30 de novembro de 2018.

Riscos

1. As secretárias sem uma lista de cadastro pode culpar a SUPEL por não conseguir utilizar o modulo de patrimônio.
2. Negligencia com os prazos estipulados.
3. Retrabalho com treinamento do novos integrantes.

Grupo de Entregas

1. Treinamento de capacitação dos catalogadores
2. Orientação para os avaliadores
3. Capacitação para utilização do E-Estado
4. Entrega semanais de itens para conferência
5. Entrega semanais de itens para carga
6. Entrega semanais de script para carga automatizada
7. Elaboração de esboço do fluxo
8. Validação do fluxo do processo
9. Institucionalização do processo

Restrições

1. O projeto finaliza com a entrega dos produtos no dia 31 de dezembro de 2018
2. As equipes ficaram formadas até o dia 31 de dezembro de 2018
3. A comunicação entre as equipes deveram ser por meio de e-mail
4. As reuniões não devem durar mais que 30 minutos

Linha do tempo

1. 19/10/2018 Reunião de Kick off
2. 22/10/2018 Treinamento para catalogadores
3. 25/10/2018 Orientação dos avaliadores
4. 26/10/2018 1° Entrega de itens para conferência
5. 30/10/2018 1° Entrega de itens para carga
6. 31/10/2018 1° Entrega de scripts para carga em banco
7. 31/10/2018 Entrega do esboço do fluxo de solicitação de cadastro de matérial
8. 01/11/2018 2° Entrega de itens para conferência
9. 06/11/2018 2° Entrega de itens para carga
10. 07/11/2018 2° Entrega de scripts para carga em banco
11. 09/11/2018 Validar processo de solicitação de cadastro de material
12. 09/11/2018 3° Entrega de itens para conferência
13. 12/11/2018 Capacitação para utilização do E-Estado (Aguardando remarcação)
14. 13/11/2018 3° Entrega de itens para carga
15. 14/11/2018 3° Entrega de scripts para carga em banco
16. 16/11/2018 4° Entrega de Itens para conferencia
17. 16/11/2018 Validação do processo de solicitação de cadastro de materiais
18. 20/11/2018 4° Entrega de Itens para carga
19. 21/11/2018 4° Entrega de scripts para carga em banco
20. 23/11/2018 5° Entrega de itens para conferência
21. 27/11/2018 5° Entrega de itens para carga
22. 28/11/2018 5° Entrega de scripts para carga em banco
23. 30/11/2018 6° Entrega de itens para conferência
24. 04/12/2018 6° Entrega de itens para carga
25. 05/12/2018 6° Entrega de scripts para carga em banco
26. 07/12/2018 7° Entrega de itens para conferência
27. 11/12/2018 7° Entrega de itens para carga
28. 12/12/2018 7° Entrega de scripts para carga em banco
29. 14/12/2018 8° Entrega de itens para conferência
30. 14/12/2018 Publicação em meio oficial do processo de solicitação de cadastro de material
31. 18/11/2018 8° Entrega de itens para carga
32. 19/11/2018 8° Entrega de scripts para carga em banco

Entregas

Metas e entregas

Entregas e avaliações

Entregas de descrições de itens

Fluxo do processo de solicitação de catalogação de itens

Base de conhecimento

Solicitação interna para cadastro de itens

Na reunião de validação do processo de solicitação de cadastro de materiais, percebemos que a solicitação não será feita apenas pela unidades administrativas externas. Mas também pelas equipes de pregoeiros no momento de uma impugnação ou questionamento sobre um possível direcionamento na descrição do item.

Neste cenário a equipe de pregoeiro poderá ajudar na construção da qualidade da descrição do item.

Envolvidos: Janaina (CI), Wayder (GEPEAP) e Hudson (GTI)

Definições base para criação do setor de catalogação

Na reunião de validação do processo de solicitação de cadastro de materiais, foi pontuado pela equipe a importância da criação de uma gerência para trabalhar de forma exclusiva na catalogação.

Percebemos a importância deste setor no tocante a autonomia e autoridade quanto a qualidade da descrição do material, fundamentando-se no processo de catalogação.

Quanto a possibilidade de pertencer a GEPEAP, no debate ficou evidente a possibilidade de desvirtualização do real motivo da existência da gerência de catalogação. De forma que as duas trabalham com itens, porém, com propósitos distintos que facilmente podem ser confundidos no dia a dia.

A criação da gerência de catalogação tem fundamento na estrutura do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MPOG).

Envolvidos: Janaina (CI), Wayder (GEPEAP) e Hudson (GTI)