Projeto de Catalogação (Google Sprint Design)

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Nos dias 18, 19, 20, 21 e 25 de fevereiro de 2019 foi aplicado o framework Google Sprint Design para prototificar um modelo de catalogo e um processo de catalogação.

Dia 18 (Mapeamento do problema)

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PARCEIRO

  • Ter a secretaria como parceira
  • Encaminhar para aprovação do TCE
  • Apoio da secretaria para produtos complexos
  • Olhar para o que TCE pedir ( pedir a aprovação)

TECNICAS DE PESQUISA

  • Fazer pesquisa do fornecedor para unificar de fato as descrições utilizadas.

CATALOGAÇÃO

  • Verificar as decisões jurisprudências normativas no sites TCE e TCU.
  • Pesquisar atas ou Contratos Licitados que Adquiriram produtos de qualidade.
  • Nome mais usual para o produto
  • Verificar se o produto existe no mercado

CONSTRUÇÃO DO DESCRITIVO

  • Garantir que a descrição seja de entendimento comum e de mercado.
  • Criar descrições completas que possam ser justificadas, motivadas, visando garantir a aquisição de produtos de qualidade.
  • Descrição muito específica e ou descrição muito vaga.
  • Padronização específica pode dar conflitos na cotação do item.
  • Padronizar a forma de descrever cada item de forma clara e direta, com pelo menos parâmetros como: características,tamanho, uso (utilidade)
  • Comparar itens já existente na Supel
  • Inserir na descrições produtos de referência, equivalente ou superior, conforme permitido pelo TCE.
  • Garantir pela descrição a qualidade do produto
  • Observar as características chaves do item que o tornam de qualidade.
  • Adequar a unidade de medida a unidade que o mercado fornece.

Dia 19 (Criação de esboços)

PROPOSTA DE SOLUÇÕES

        GRUPO 1 
  • Regularizar por decreto para utilizar as descrições dos catálogos
  • Ter catálogo por categorias.
  • Ter fácil o acesso para pesquisa.
  • Ter um campo de instrução para pesquisa
  • Ter descrições do objeto com unidade de medidas.
  • Ter código para cada categoria
  • Para o fornecedor ter acesso ao Catálogo, efetuar cadastro (externo para conclusão da licitação.
  • Compartilhamento de informações dos preços em tempo real
  • Ter técnica capacitada para formatação ser única.
        GRUPO 2 
  • Ser dividido por categoria.
  • Linguagem padrão e fácil entendimento.
  • Ter todos produtos com descrição de fácil entendimento.
  • Ser auto explicado de fácil entendimento.
  • Ficar disponível no site da Supel.
  • Lista dos produtos mais utilizados pelas Secretarias e aqueles produtos que não constarem na lista ser adicionado.
         GRUPO 3
  • Elaborar uma lista dos produtos adquiridos frequentemente e que deverão constar na lista do catálogo.
  • Realizar pesquisas junto as Atas e cotratos de produtos com especificações técnicas claras e objetivas que ocasionaram aquisições de qualidade.
  • Fazer parcerias com profissionais com conhecimento no objeto a ser incluído no catálogo de forma a especificar a melhor o objeto.
  • Realizar pesquisas junto as Secretarias na busca dos objetos adquiridos com êxito.
  • O Catálogo virtual deverá possui campo de busca de fácil acesso para a localização precisa do objeto procurado.
  • Separar os objetos por gêneros e em ordem alfabética.
  • Buscar sugestões dos órgãos externos,tais como do TCE, para o aval. deste.
  • Elaborar as especificações técnicas em consonância com as recomendações do TCE, para tanto deverá ser realizada consultas de decisões que trataram do objeto das licitações.
  • Normatizar o catálogo final de forma que as Secretarias aceite a sua utilização.
  • Apresentar no loja no catálogo as ferramentas utilizadas, os estudos, as pesquisas para se chegar aquele produto final. Além de elencar os benefícios de sua utilização, tais como padronização,economicidade, eficiência e celeridade nas aquisições, evitar impugnações, suspensões do certame e etc.
         Grupo 4
  • Descrição de item com linguagem padrão de todas as secretarias e Estado.
  • Opção de alteração, complementação de item no sistema E-Estado.
  • Sistema Único capaz de observar erros e itens iguais catalogados, para possível simplificação.
         Grupo 5
  • O Catalogo será único atendendo os mais diversos materiais.
  • O Catalogo será a princípio em forma de tabela.
  • O descritivo devem ser padronizados atendo alguns parâmetros como característica, uso, tamanho, cor, etc. (de forma clara e direta)Exceto para itens específicos que será necessário melhor descrição de qualidade.
  • A descrição do item deve ser feito conforme itens que foram licitados com sucesso. (itens existente no mercado)
  • O Descritivo deve ser elaborado o mais próximo possível do mercado.

Como fazer o procedimento ?

  • Buscar auxilio juntos as secretarias sobre a demanda de seus produtos
  • Elaborar o catalogo com base em outros já existente.
  • Pesquisar sobre itens específicos com fornecedores ou profissionais da área.
        Grupo 6 
  • Unificar os pedidos das secretarias ( sítio)
  • Uniformizar as características dos produtos
  • Pesquisar o que é mais usual, tendo como parâmetro as aquisições baseadas em anos anteriores (aquilo que deu certo ou errado)
  • Padronização das aquisições do governo
  • (IRP) – Tal como no Governo Federal (Siasge) Disparar aos entes (Secretarias, através do planejamento as possíveis demandas, assim, chegar a um norte para as aquisições)
  • Fazer a análise extrínseca (mercado) utilizando não excluir, nem tão pouco, deixar de pretensamente adquirir produtos que atendam as necessidades da administração pública.
       Grupo 7
  • Fácil acesso (consulta), divididos por categorias (função) fácil entendimento para quem for consultar, por exemplo,no site da supel (inicialmente) somente os itens descritos.
  • Ter a possibilidade de inserir características adicionais no descritivo do item, conforme a demanda, além das características obrigatórias.
  • Possibilidade de o item ter um histórico de preços para que estes possam ser utilizados como mais uma opção de fonte de pesquisa de preço (ver também marcas vencedoras , fornecedores)
  • Possibilidade de as secretarias ao solicitarem os itens, os mesmos já contenham o preço médio de mercado.
  • No sistema, quando a secretaria solicitar um item, ela conseguir ver se há uma ata válida para aquele item.
  • Possibilidade de exclusão de um item e essa exclusão não aparecer na pesquisa => uma vez excluído, esse item não apareceria na busca com outros itens que estejam ativos.
  • Descritivos de normas de qualidade, podendo ter indicação de marca de referência.
  • Possibilidade de a pesquisa de preço estar incluída no descritivo do item, de maneira que, quem consulta o item consegue ver as fontes de pesquisa utilizadas e as datas da pesquisa.
  • Publicação quadrimestral (por exemplo) do catalogo de materiais do preço médio por acesso ao público (transparência)
  • Um sistema que possibilite a inclusão dos itens automaticamente no TR, de maneira que quando o processo for para as comissões, o TR contenha os itens de seus preços médios.
  • A inclusão de um item deve ser solicitada formalmente pelas secretarias e avaliada pelo setor de catalogação.

Dia 20 (Decisões)

Dia 21 (Criação de protótipos)

Dia 25 (Testes e validação)