Projeto de Catalogação (Google Sprint Design)

Nos dias 18, 19, 20, 21 e 25 de fevereiro de 2019 foi aplicado o framework Google Sprint Design para prototificar um modelo de catalogo e um processo de catalogação.

Dia 18 (Mapeamento do problema)

PARCEIRO

• Ter a secretaria como parceira
• Encaminhar para aprovação do TCE
• Apoio da secretaria para produtos complexos
• Olhar para o que TCE pedir ( pedir a aprovação)

TECNICAS DE PESQUISA

• Fazer pesquisa do fornecedor para unificar de fato as descrições utilizadas.

CATALOGAÇÃO

• Verificar as decisões jurisprudências normativas no sites TCE e TCU.
• Pesquisar atas ou Contratos Licitados que Adquiriram produtos de qualidade.
• Nome mais usual para o produto
• Verificar se o produto existe no mercado

CONSTRUÇÃO DO DESCRITIVO

• Garantir que a descrição seja de entendimento comum e de mercado.
• Criar descrições completas que possam ser justificadas, motivadas, visando garantir a aquisição de produtos de qualidade.
• Descrição muito específica e ou descrição muito vaga.
• Padronização específica pode dar conflitos na cotação do item.
• Padronizar a forma de descrever cada item de forma clara e direta, com pelo menos parâmetros como: características,tamanho, uso (utilidade)
• Comparar itens já existente na Supel
• Inserir na descrições produtos de referência, equivalente ou superior, conforme permitido pelo TCE.
• Garantir pela descrição a qualidade do produto
• Observar as características chaves do item que o tornam de qualidade.
• Adequar a unidade de medida a unidade que o mercado fornece.

Dia 19 (Criação de esboços)

        GRUPO 1 

• Regularizar por decreto para utilizar as descrições dos catálogos
• Ter catálogo por categorias.
• Ter fácil o acesso para pesquisa.
• Ter um campo de instrução para pesquisa
• Ter descrições do objeto com unidade de medidas.
• Ter código para cada categoria
• Para o fornecedor ter acesso ao Catálogo, efetuar cadastro (externo para conclusão da licitação.
• Compartilhamento de informações dos preços em tempo real
• Ter técnica capacitada para formatação ser única.

        GRUPO 2 

• Ser dividido por categoria.
• Linguagem padrão e fácil entendimento.
• Ter todos produtos com descrição de fácil entendimento.
• Ser auto explicado de fácil entendimento.
• Ficar disponível no site da Supel.
• Lista dos produtos mais utilizados pelas Secretarias e aqueles produtos que não constarem na lista ser adicionado.

         GRUPO 3

• Elaborar uma lista dos produtos adquiridos frequentemente e que deverão constar na lista do catálogo.
• Realizar pesquisas junto as Atas e cotratos de produtos com especificações técnicas claras e objetivas que ocasionaram aquisições de qualidade.
• Fazer parcerias com profissionais com conhecimento no objeto a ser incluído no catálogo de forma a especificar a melhor o objeto.
• Realizar pesquisas junto as Secretarias na busca dos objetos adquiridos com êxito.
• O Catálogo virtual deverá possui campo de busca de fácil acesso para a localização precisa do objeto procurado.
• Separar os objetos por gêneros e em ordem alfabética.
• Buscar sugestões dos órgãos externos,tais como do TCE, para o aval. deste.
• Elaborar as especificações técnicas em consonância com as recomendações do TCE, para tanto deverá ser realizada consultas de decisões que trataram do objeto das licitações.
• Normatizar o catálogo final de forma que as Secretarias aceite a sua utilização.
• Apresentar no loja no catálogo as ferramentas utilizadas, os estudos, as pesquisas para se chegar aquele produto final. Além de elencar os benefícios de sua utilização, tais como padronização,economicidade, eficiência e celeridade nas aquisições, evitar impugnações, suspensões do certame e etc.

         Grupo 4

• Descrição de item com linguagem padrão de todas as secretarias e Estado.
• Opção de alteração, complementação de item no sistema E-Estado.
• Sistema Único capaz de observar erros e itens iguais catalogados, para possível simplificação.

         Grupo 5

• O Catalogo será único atendendo os mais diversos materiais.
• O Catalogo será a princípio em forma de tabela.
• O descritivo devem ser padronizados atendo alguns parâmetros como característica, uso, tamanho, cor, etc. (de forma clara e direta)Exceto para itens específicos que será necessário melhor descrição de qualidade.
• A descrição do item deve ser feito conforme itens que foram licitados com sucesso. (itens existente no mercado)
• O Descritivo deve ser elaborado o mais próximo possível do mercado.

• Como fazer o procedimento ?

• Buscar auxilio juntos as secretarias sobre a demanda de seus produtos
• Elaborar o catalogo com base em outros já existente.
• Pesquisar sobre itens específicos com fornecedores ou profissionais da área.

        Grupo 6 

• Unificar os pedidos das secretarias ( sítio)
• Uniformizar as características dos produtos
• Pesquisar o que é mais usual, tendo como parâmetro as aquisições baseadas em anos anteriores (aquilo que deu certo ou errado)
• Padronização das aquisições do governo
• (IRP) – Tal como no Governo Federal (Siasge) Disparar aos entes (Secretarias, através do planejamento as possíveis demandas, assim, chegar a um norte para as aquisições)
• Fazer a análise extrínseca (mercado) utilizando não excluir, nem tão pouco, deixar de pretensamente adquirir produtos que atendam as necessidades da administração pública.

       Grupo 7

• Fácil acesso (consulta), divididos por categorias (função) fácil entendimento para quem for consultar, por exemplo,no site da supel (inicialmente) somente os itens descritos.
• Ter a possibilidade de inserir características adicionais no descritivo do item, conforme a demanda, além das características obrigatórias.
• Possibilidade de o item ter um histórico de preços para que estes possam ser utilizados como mais uma opção de fonte de pesquisa de preço (ver também marcas vencedoras , fornecedores)
• Possibilidade de as secretarias ao solicitarem os itens, os mesmos já contenham o preço médio de mercado.
• No sistema, quando a secretaria solicitar um item, ela conseguir ver se há uma ata válida para aquele item.
• Possibilidade de exclusão de um item e essa exclusão não aparecer na pesquisa => uma vez excluído, esse item não apareceria na busca com outros itens que estejam ativos.
• Descritivos de normas de qualidade, podendo ter indicação de marca de referência.
• Possibilidade de a pesquisa de preço estar incluída no descritivo do item, de maneira que, quem consulta o item consegue ver as fontes de pesquisa utilizadas e as datas da pesquisa.
• Publicação quadrimestral (por exemplo) do catalogo de materiais do preço médio por acesso ao público (transparência)
• Um sistema que possibilite a inclusão dos itens automaticamente no TR, de maneira que quando o processo for para as comissões, o TR contenha os itens de seus preços médios.
• A inclusão de um item deve ser solicitada formalmente pelas secretarias e avaliada pelo setor de catalogação.

Dia 20 (Decisões)

PROCESSO DE CATALOGAÇÃO

• Revisar e melhorar os descritivos
• Definir padrão de código (codificação)
• Definir plano, atualização do catálogo.
• Definir fontes de pesquisa para descritivos de item.
• Separar os objetos em grupos de acordo com a função
• Priorizar itens comuns as secretarias
• Levantar as necessidades das secretarias
• Buscar jurisprudência do tce quanto a discrição do objeto.

CATÁLOGO

• Disposição dos gêneros de natureza similar
• Fácil entendimento e busca dos itens
• Formatação de acordo com as normas da abnt
• Características obrigatórias (chave) e adicionais.
• Catálogo por ordem alfabética
• Catálogo único, dividido por categorias (função)

Dia 21 (Criação de protótipos)

PROCESSO DE CATALOGAÇÃO

• DEFINIR PLANO, ATUALIZAÇÃO DO CATÁLOGO
• DEFINIR FONTES DE PESQUISA PARA DESCRITIVOS DE ITEM
• SEPARAR OS OBJETOS EM GRUPOS DE ACORDO COM A FUNÇÃO
• PRIORIZAR ITENS COMUNS AS SECRETARIAS
• BUSCAR JURISPRUDÊNCIA DO TCE QUANTO A DESCRIÇÃO DO OBJETO
• REVISAR MELHOR OS DESCRITIVOS DEMANDADO PELA SECRETARIA COM BASE NAS ATAS DE REGISTRO DE PREÇO
• DEFINIR PADRÃO DE CÓDIGO (CODIFICAÇÃO)
• LEVANTAR AS NECESSIDADES DAS SECRETARIAS