Manual de Procedimentos para Pesquisa de Preços

INTRODUÇÃO

A pesquisa e análise de preços, realizada pela Gerência de Pesquisa e Análise de Preços, GEPEAP ou simplesmente COTAÇÃO, têm como função estabelecer o preço de referência que a Administração Pública está disposta a pagar, garantindo que o valor contratual seja compatível com o valor médio de mercado. Visando garantir uma maior taxa de sucesso nos processos licitatórios, este manual foi elaborado com o objetivo de orientar a padronização da metodologia de pesquisa e análise de preços no âmbito da Superintendência Estadual de Licitações, visando o desenvolvimento de procedimentos que confiram maior efetividade a elaboração de quadros estimativos e análises de preços. A padronização da metodologia de pesquisa e análise de preços permitirá estruturar as sequências de trabalhos a serem desenvolvidas como forma de promover a permanente busca por melhoria de desempenho nos processos licitatórios.

FUNDAMENTAÇÃO LEGAL

A padronização da metodologia de pesquisa e análise de preços foi desenvolvida a partir dos dispositivos legais estaduais e federais que versam sobre processos licitatórios e seus desdobramentos.

As contratações públicas decorrentes de procedimento licitatório devem ser precedidas de pesquisa de preços. Tanto a Lei nº 8.666/93 (art. 7º, § 2º, inc. II e 40, § 2º, inc. II) quanto a Lei nº 10.520/02 (art. 3º, inc. III) exigem a elaboração do orçamento estimado para a identificação precisa dos valores praticados no mercado. O artigo 44, § 3º da Lei nº 8.666/93, ao tratar sobre o julgamento das propostas, não admite a apresentação de preço global ou unitário simbólicos, irrisório ou de valor zero, incompatíveis com os preços dos insumos e salários de mercado. Assim, entende-se que é necessário que o órgão licitante possua uma estimativa prévia e com fontes diversificadas que permita verificar se os preços propostos são exequíveis e compatíveis com o mercado.

Apesar de estar consolidada a premissa de que a Administração deve estimar o preço da licitação com base em pelo menos três orçamentos elaborados por fornecedores que atuam no ramo da contratação, essa prática vem gerando questionamentos sobre sua eficácia, pois não retrata necessariamente o mercado, dado que se restringe, em geral, a empresas locais, o que facilita a manipulação de preço por alguns fornecedores. Por não possuírem interesse em antecipar a Administração sua estratégia de negócio, visto que não há vantagem na licitação, cada vez menos fornecedores respondem às solicitações da Administração, e quando o fazem apresentam preços que, em geral, não correspondem à realidade do mercado.

Assim, os melhores resultados de preços acontecem quando a Administração amplia as fontes de pesquisa e estuda a qualidade dos valores pesquisados. De fato, o Acórdão nº 868/2013 – Plenário, do Tribunal de Contas da União, concluiu que:

“Para a estimativa do preço a ser contratado, é necessário consultar as fontes de pesquisa que sejam capazes de representar o mercado.” Isso quer dizer que além dos três orçamentos de fornecedores, a Administração Pública também pode consultar outras fontes de pesquisa que sejam capazes de representar o mercado, compondo uma cesta de preços".

Dentre as diversas fontes de pesquisas existentes, podemos citar:

• Tabelas de Preços Referenciais
• Preços praticados no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública
• Preços constantes em bancos de preços eletrônicos
• Atas de registro de preços em vigor publicadas em meio eletrônico
• Preços correntes obtidos em sítios eletrônicos de entidades de pesquisa de mercado
• Preços fixados por órgão oficial competente, preços constantes do sistema de registros de preços

Fontes Legais para Pesquisa de Preços

• Decreto n.18340/2013, que regulamenta o Sistema de Registro de Preços;
• Decreto o Decreto n. 21.349/2016, que dispõe sobre a criação do Sistema de Preços Referenciais do Governo do Estado de Rondônia, com vistas a referenciar as compras governamentais no âmbito da Administração Direta e Indireta;
• Instrução Normativa n.5/2014, que dispõe sobre os procedimentos administrativos básicos para a realização de pesquisa de preços;
• Portaria n.12/GAB/SUPEL/2013, a qual estabelece normas para a realização das cotações de preços de mercado no âmbito da Gerência de Pesquisa e Análise de Preços da Superintendência Estadual de Licitações.

A Cesta de Preços

Uma cesta de preços diversificada tem o condão de aproximar ao máximo o preço estimado ao que é, em geral, praticado no mercado. Evidentemente, quando não há fornecedores em grande quantidade especialmente por conta das particularidades do serviço ou do produto a ser adquirido, a elaboração de uma cesta de preços abrangente torna-se inviável. No entanto, técnicas estatísticas, como a aplicação de um filtro para exclusão de outliers, previsto na Portaria nº 11/2011/SUPEL, que limita a variação do desvio padrão em torno da média de, no máximo, 20%, procuram manter a proximidade significativa dos preços ao mercado. Em casos específicos, a regra de 20% de variação para exclusão de outliers pode ser flexibilizada, contudo, jamais ultrapassando os 25% de variação.

FLUXOGRAMA DA METODOLOGIA DE PESQUISA E ANÁLISE DE PREÇOS

Fluxograma de Pesquisa de Preços

O fluxograma exposto foi elaborado em resposta a necessidade de padronizar a metodologia da pesquisa e análise de preços, mitigando alguns dos fatores responsáveis pelos fracassados dos processos licitatórios, como, por exemplo, aplicação incorreta da técnica de pesquisa levando a possibilidade da obtenção de valores superestimados ou subestimados, cestas de preços incompletas e, essencialmente, possibilitar a identificação de gargalos e oportunidades de aperfeiçoamento no processo de pesquisa de preços. O checklist, no final deste manual, servirá como um referencial sintéticos dos passos que foram dados na elaboração do quadro estimativo de preços.

FONTES DE PESQUISA E ANÁLISE DE PREÇOS

O passo a passo apresentado leva em consideração uma ordem de prioridade em relação à quais fontes de pesquisa utilizar, conforme os dispositivos legais citados no Capítulo 1.

A primeira fonte de pesquisa utilizada é a Tabela Referencial, na qual os valores disponíveis são o valor médio de mercado esperado. As tabelas referenciais são documentos oficiais e expressam o resultado de intensas pesquisas de preços, organizados em cestas de preços e que buscam refletir o mercado da maneira mais completa possível. As tabelas referenciais são como o resultado de uma pesquisa de preços num quadro estimativo, desta forma, nesse caso, não é necessário compor o Quadro Comparativo de Preços com ampla cesta de preços, dado que a mesma já foi composta quando da elaboração da tabela referencia. Dentre as opções de Tabelas Referenciais podemos citar, por exemplo:

1. Tabelas FGV: abrangem Serviços de Vigilância e Limpeza e Materiais Diversos, Hospitalares e de Gêneros Alimentícios (http://www.rondonia.ro.gov.br/supel/institucional/tabelas-de-precos-referenciais-do-governo-do-estado-de-rondonia).
2. Tabela SIGEM: abrange Equipamentos Hospitalares (http://www.fns.saude.gov.br/visao/pesquisarEquipamentos.jsf).
3. Tabela SINAPI: abrange Obras e Serviços de Engenharia (http://www.caixa.gov.br/site/Paginas/downloads.aspx#categoria_658).
4. Tabela CMED: abrande medicamentos ( http://portal.anvisa.gov.br/listas-de-precos).

Outras tabelas que surgirem poderão ser utilizadas, desde que sejam oficiais.

A segunda fonte de pesquisa apresentada são os valores adjudicados em licitações anteriores, tanto no Estado de Rondônia como e outras unidades da federação. Como ferramenta para auxiliar na pesquisa, há o Banco de Preços (http://www.bancodeprecos.com.br) e o Pesquisa Zenite (http://www.cotacaozenite.com.br). Esses sistemas agregam numa única plataforma as licitações realizadas nos mais diversos portais de compras do país, e as organizam de forma sistemática, permitindo buscas mais objetivas e rápidas. São ferramentas pagas, porém muito eficientes. Gratuitamente, há o Painel de Preços (http://paineldeprecos.planejamento.gov.br/) do Governo Federal, que se encontra em estado embrionário do ponto de vista do volume de dados, no entanto, em franca expansão.

A terceira fonte e dados é a pesquisa em Atas de Registro de Preços e Contratos, os quais possuem uma validade de até um ano.

Os sites de domínio amplo são a quarta fonte de pesquisa citada e é imprescindível que seja informado o CNPJ dos locais pesquisados. Além disso, a data e hora de acesso devem estar presentes na cotação.

A quinta fonte de pesquisa considerada é a pesquisa com fornecedores. A proposta deve atender a alguns aspectos formais como, por exemplo, assinatura do responsável, razão social, CNPJ e endereço da empresa.

VALIDADE DA PESQUISA DE PREÇOS

Vale registrar que a Instrução Normativa n.5/2014, que trata de serviços terceirizados, porém com aplicação ampla dos mecanismos de pesquisa de preços, o art. 2º estabelece que para serem utilizadas como fonte de pesquisa de preços, as datas das contratações similares de outros entes públicos e das cotações com os fornecedores não devem se diferenciar em mais de 180 dias. É importante salientar que a validade de 180 dias é aplicável mesmo que o fornecedor informe em seu documento de cotação um prazo inferior.

As Atas de Registro de Preços e seus valores podem ser utilizados como referência, desde que a ata ainda esteja válida. A partir de 180 dias, desde sua publicação, o valor registrado deve ser atualizado pelo índice inflacionário adequado ao caso.

QUANTIDADE DE PROPOSTAS

Conforme citado no Capítulo 1, a prática da Administração é de se valer de, no mínimo, três orçamentos sejam obtidos junto a fornecedores, seja por consulta direta ou por meio de outras fontes de pesquisa que representem o mercado, contudo, não deve se limitar a esse volume. Quanto maior for o número de amostras de preços, mais fiel ao mercado será o preço médio a ser aplicado como referências nos certames, sendo construída a cesta de preços.

Quando houver algum preço distorcido (muito baixo ou muito elevado), o mesmo deve ser excluído e substituído por outro preço pesquisado, a fim de que a média aritmética não fique comprometida por outliers. Se, mesmo após exaustiva pesquisa de mercado – comprovada por emails, consulta à internet, à atas de registro de preços, banco de preços, etc., e anexada aos autos o pesquisador não obter pelo menos três orçamentos, ele poderá dar prosseguimento ao processo licitatório com apenas dois orçamentos, mediante justificativa, conforme §3º do Art.2º da Instrução Normativa n.5/2014.

A pesquisa de preços deve ter tantos orçamentos quanto for possível, devendo ser registrado no processo de contratação justificativa quando da impossibilidade de utilização de alguma das fontes ou a não obtenção de no mínimo três orçamentos válidos de fornecedores, sempre obedecendo a ordem sequencial do capítulo 1.

CRITÉRIO DE UTILIZAÇÃO DA MÉDIA OU DO PREÇO MÉDIO PARA DEFINIÇÃO DO PREÇO DE MERCADO

O §2º do Art.2º da Instrução Normativa n.5/2014 diz que serão utilizadas como metodologia para a obtenção do preço de referência para contratação, a média, a mediana ou o menor valor obtido na pesquisa de preços, desde que o cálculo incida sobre um conjunto de três ou mais preços, oriundos de um ou mais dos parâmetros adotados neste artigo, desconsiderados os valores inexeqüíveis e os excessivamente elevados.

A utilização da mediana é aconselhável quando a pesquisa de preços se apresenta de forma heterogênea e com uma amostra grande, uma vez que há influência dos extremos dos dados coletados.

Já a média é indicada quando os preços estão dispostos de forma mais homogênea, sem a presença de valores extremos. De fato, de acordo com a Portaria nº29/GAB/SUPEL/2011, o desvio padrão deve ser no máximo de 20% sob a média encontrada a fim de evitar dispersões entre as medições individuais em relação à média de valores.

O preço mínimo é aconselhável quando por motivo justificável não for mais benéfico fazer uso da média ou mediana, de acordo com o §2º do art 2º da IN nº5/2014.

PASSO-A-PASSO PARA UMA PESQUISA E ANÁLISE DE PREÇOS EFICIENTE

Fluxograma de Pesquisa de Preços

1. Quando o processo chega ao técnico, o primeiro passo é verificar se há o aval do GAP para se prosseguir com a pesquisa de preços.
2. Após essa análise, abrir uma pasta em COTAÇÃO>NOME DO TÉCNICO e nomeá-la com o número do processo, a secretaria de origem e o objeto.Exemplo: 00.00.00000.ANO-00 – SUPEL – AQUISIÇÃO DE ÁGUA MINERAL
3. O terceiro passo é criar o Quadro Comparativo de Preços. Ao alimentar o quadro com as informações contidas na SAMS, verificar se há alguma especificação e/ou unidade de medida incorretas e se há itens em duplicidade.
4. Definir a fonte de Pesquisa de Preços, hierarquizando a pesquisa. A primeira fonte a ser consultada é a Tabela Referencial. Havendo valores para todos os objetos e/ou serviços solicitados, o Quadro Comparativo é finalizado com apenas os valores encontrados na Tabela.
5. Caso não haja todos os valores na Tabela Referencial, a próxima fonte de pesquisa é o Banco de Preços. A abrangência geográfica deve respeitar a ordem RONDÔNIA>REGIÃO NORTE>BRASIL. Deve-se observar também o limite máximo de 180 dias ou de um ano para pesquisas em Atas de Registro de Preços. Caso não encontre a descrição exata do objeto, verificar se há produtos similares ou equivalentes. Os sites Americanas e Submarino podem ser considerados aqui, pois estão na abrangência do Banco de Preços. É necessário ter, pelo menos, três cotações do Banco de Preços. Encontradas pelo menos três cotações no Banco de Preços, mas não restrito a essa quantidade, o Quadro Comparativo poderá ser finalizado, desde que tenham sido observados os parâmetros com exatidão.
6. Se, mesmo ampliando a pesquisa no Banco de Preços, não for possível finalizar o Quadro Comparativo, ou houver insegurança do técnico no preço médio encontrado, a terceira fonte de preços utilizada é Atas de Registro de Preços e Contratos. As Atas de Registro de Preços e os Contratos analisados deverão estar válidos. Caso contrário, é necessária uma atualização dos valores, mediante justificativa, conforme parágrafo único do Art.4º da Portaria nº12/GAB/SUPEL/2013.
7. A quarta fonte de pesquisa de preços consultada é sites de domínio amplo. É de suma importância verificar se no domínio amplo há CNPJ e se o objeto cotado é idêntico ou similar ao solicitado pela Administração Pública. Havendo valores para todos os itens, lançá-los no Quadro Comparativo de Preços. É necessário ter, pelo menos, três cotações.
8. A quinta e última fonte é a pesquisa com fornecedores do ramo das atividades licitadas. O primeiro passo é buscar se o fornecedor é cadastrado no Cagefor: http://cagefor.supel.ro.gov.br/Consulta. No Cagefor, encontramos todos os fornecedores que participam de licitações no Estado de Rondônia. Também podemos encontrar o cadastro de outras empresas no Banco de Preços e nas Atas de Registro de Preços. Os fornecedores deverão receber uma solicitação formal de cotação, a qual será feita por email. As cotações enviadas pelos fornecedores não devem ter validade superior a 180 dias, conforme Inciso IV do art. 2 da IN nº 5/2014. Ficará manifestado desinteresse do fornecedor se o mesmo não responder à cotação. Deverão ser juntados aos autos todos os emails enviados a fornecedores, sejam eles respondidos com cotação, sem resposta e respondidos negativamente, para comprovação da solicitação de orçamento. É necessário que haja pelo menos três cotações.
9. Após consultar as fontes de pesquisa de preços e havendo valores para todos os itens, o Quadro Comparativo poderá ser finalizado.
10. É imprescindível que todos os documentos referentes à pesquisa de preços sejam anexados ao processo (emails, cotações, tentativas de pesquisa em outras fontes e o Quadro Comparativo de Preços).
11. Verificação se todos os procedimentos foram seguidos corretamente, através do checklist .
12. Assinatura do gerente e do técnico.