Codificação dos itens do catálogo de matérias

A Escola Nacional de Administração Pública - ENAP, realizou a publicação do livro Gestão de Materiais, no qual a última etapa da classificação é o sistema de codificação. De acordo com o livro Gestão de Materiais a etapa de Codificação é atribuição de uma série de números e/ou letras a cada item de material, de forma que essa informação, compilada em um único código, represente as características do item. Cada item terá, assim, um único código.
Com a instituição do sistema E-Estado, o modulo de compras foi personalizado para que atenda ao sistema de codificação criado pela SUPEL.

Objetivos

• Possibilitar a padronização das descrições dos itens
• Garantir a abrangência, flexibilidade, praticidade e unicidade dos itens
• Garantir que cada item seja único
• Buscas, otimizadas, por descrições
• Evitar o retrabalho
• Cotar por itens e não por processos
• Evitar verificações excessivas das descrições dos itens
• Gerar relatórios para tomada de decisão

Problemas a serem resolvidos

• Falta de padronização das descrições dos materiais e serviços
• Impugnação por Descrições genéricas demais
• Impugnação por Especificações direcionada
• Verificação da especificação do item em cada setor/secretaria, sempre, que o mesmo é usado em um processo e por onde este passa
• Desperdício de tempo no cadastro de itens iguais por várias secretarias e setores do Governo
• Mesmo item cotado por cotador diferente em um pequeno intervalo de tempo ou ao mesmo tempo
• Indução a adesão a uma ata cujo o objeto não atende a necessidade, da secretaria ou setor, por má especificação de item
• Excesso de tempo em que o processo fica no setor de cotação da SUPEL
• Atas de registro de preço diferentes que possuem os mesmos itens com valores diferentes

Etapas para padronização de item adotados

Catalogação

Relacionar os materiais mais utilizados pelas secretarias de acordo com a...

• ...Frequência de uso observada pela Cotação de preço, registro de preço e a própria secretaria.
• ...Tabela de preço de referência contratada pela FGV.

Ex.: Matérias de escritório e gêneros alimentícios

Simplificação

• Identificar os materiais que apresentam duplicidade com relação a natureza da função

Ex.: Caneta azul e caneta vermelha, ambas servem para escrever.

Especificação

• Descrever o material detalhadamente observando as características funcionais necessárias para que cumpra com o esperado
• Observar nomenclatura usada no mercado para facilitar entendimento

Ex.: Caneta Esferográfica 1.0mm

Normatização

• Estabelecer normas técnicas necessárias para garantir a qualidade do material
• Observar quando possível as NBR’s da ABNT

Ex.: Caneta esferográfica 1.0mm, em conformidade com NBR 16108:2012

Padronização

Definir os materiais de forma a serem utilizados por todas as secretarias

Codificação

O sistema de codificação desenvolvido, utilizou como base 3 sistema amplamente difundidos, Federal Supply Classification (FSC), Sistema Harmonizado (NCM/SH), Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE).

Federal Supply Classification (FSC)

Sistema Harmonizado (NCM/SH)

Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE)

Sistema de codificação da SUPEL

Resultados esperados - Benefícios

• Padronização no processo de criação da descrição do item
• Redução do custo marginal do contrato com a FGV
• Extinção dos itens duplicados
• Construção de um catalogo único referencial para todo estado de Rondônia
• Reduzir o tempo de vida dos processos e esforço cognitivo dos servidores
• Agilizar o fluxo de criação do processo de compras
• Concentrar os esforços certos e no lugar certo uma única vez
• Disponibilização de informação em tempo hábil
• Rastrear um item facilmente
• Histórico para os itens
• Fornecer preço referencial de cada produto
• Garantir que o Item seja único em todas as etapas do processo
• Extinguir Impugnações por má de descrição de item