Codificação dos itens do catálogo de matérias

A Escola Nacional de Administração Pública - ENAP, realizou a publicação do livro Gestão de Materiais^[1], no qual a última etapa da classificação é o sistema de codificação. De acordo com o livro Gestão de Materiais a etapa de Codificação é atribuição de uma série de números e/ou letras a cada item de material, de forma que essa informação, compilada em um único código, represente as características do item. Cada item terá, assim, um único código^[1].
Com a instituição do sistema E-Estado, o modulo de compras foi personalizado para que atenda ao sistema de codificação criado pela SUPEL.

Índice

1 Objetivos
2 Problemas a serem resolvidos
3 Etapas para padronização de item adotados
4 Resultados esperados - Benefícios
5 Autores do projeto

Objetivos

Possibilitar a padronização das descrições dos itens
Garantir a abrangência, flexibilidade, praticidade e unicidade dos itens
Garantir que cada item seja único
Buscas, otimizadas, por descrições
Evitar o retrabalho
Cotar por itens e não por processos
Evitar verificações excessivas das descrições dos itens
Gerar relatórios para tomada de decisão

Problemas a serem resolvidos

Falta de padronização das descrições dos materiais e serviços
Impugnação por Descrições genéricas demais
Impugnação por Especificações direcionada
Verificação da especificação do item em cada setor/secretaria, sempre, que o mesmo é usado em um processo e por onde este passa
Desperdício de tempo no cadastro de itens iguais por várias secretarias e setores do Governo
Mesmo item cotado por cotador diferente em um pequeno intervalo de tempo ou ao mesmo tempo
Indução a adesão a uma ata cujo o objeto não atende a necessidade, da secretaria ou setor, por má especificação de item
Excesso de tempo em que o processo fica no setor de cotação da SUPEL
Atas de registro de preço diferentes que possuem os mesmos itens com valores diferentes

Etapas para padronização de item adotados

Catalogação

Relacionar os materiais mais utilizados pelas secretarias de acordo com a...

...Frequência de uso observada pela Cotação de preço, registro de preço e a própria secretaria.
...Tabela de preço de referência contratada pela FGV.

Ex.: Matérias de escritório e gêneros alimentícios

Simplificação

Identificar os materiais que apresentam duplicidade com relação a natureza da função

Ex.: Caneta azul e caneta vermelha, ambas servem para escrever.

Especificação

Descrever o material detalhadamente observando as características funcionais necessárias para que cumpra com o esperado
Observar nomenclatura usada no mercado para facilitar entendimento

Ex.: Caneta Esferográfica 1.0mm

Normatização

Estabelecer normas técnicas necessárias para garantir a qualidade do material
Observar quando possível as NBR’s da ABNT

Ex.: Caneta esferográfica 1.0mm, em conformidade com NBR 16108:2012

Padronização

Definir os materiais de forma a serem utilizados por todas as secretarias

Codificação

O sistema de codificação desenvolvido, utilizou como base 3 sistema amplamente difundidos, Federal Supply Classification (FSC), Sistema Harmonizado (NCM/SH), Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE).